Zeković: Strukturisan i dobro planiran onboarding proces ključan je i za poslodavca i za novozaposlene

Poslovna psihološkinja Tamara Zeković je u intervju Agenciji MINA rekla da se tokom tog procesa često javlja onboarding stres, najčešće u prva tri mjeseca na novoj radnoj poziciji, odnosno u periodu prilagođavanja na novo radno okruženje, ljude, procese i očekivanja.

Strukturisan i dobro planiran onboarding proces, koji podrazumijeva uvođenje i integraciju zaposlenih u kompaniju, ključan je za poslodavca, ali i za novozaposlene jer im pruža psihološku podršku i osjećaj sigurnosti tokom prilagođavanja radnom okruženju, kazala je poslovna psihološkinja Tamara Zeković.

Zeković je u intervju Agenciji MINA rekla da se tokom tog procesa često javlja onboarding stres, najčešće u prva tri mjeseca na novoj radnoj poziciji, odnosno u periodu prilagođavanja na novo radno okruženje, ljude, procese i očekivanja.

Upitana koji su najčešći uzroci onboarding stresa, ona je navela da, iako je svaka osoba jedinstvena i na svoj način doživljava i percipira novu situaciju, postoje određeni uobičajeni izazovi koji se javljaju.

"Oni se najčešće odnose na kompaniju i uslove rada, lične izazove zaposlenog, kao i odnose s drugim ljudima. Stres može izazvati prilagođavanje novoj lokaciji i radnom okruženju, upoznavanje s novim programima, alatima i sistemima, kao i usvajanje novih procesa i pravila funkcionisanja", rekla je Zeković, koja je master psihologije sa višegodišnjim iskustvom u oblasti ljudskih resursa i poslovne psihologije.

Ona je kazala da je tokom karijere pregledala preko pet hiljada biografija, obavila više od dvije hiljade intervjua i učestvovala u onboarding procesu za više od 100 zaposlenih.

"Kroz lično iskustvo prilagođavanja na nove pozicije, kao i kroz rad sa zaposlenima, imala sam priliku da se detaljno upoznam sa izazovima koje nosi početak na novom radnom mestu", navela je Zeković.

Govoreći o uzrocima onboarding stresa, ona je rekla da dodatni pritisak često proizlazi iz potrebe da se ostavi dobar prvi utisak, dokaže kompetentnost, ali i iz straha od grešaka i neuspjeha i prilagođavanja novim očekivanjima i odgovornostima.

Prema riječima Zeković, značajan izvor stresa mogu biti i međuljudski odnosi, odnosno upoznavanje novih kolega, prilagođavanje različitim stilovima komunikacije i rada, razvijanje osjećaja pripadnosti timu, kao i neizvjesnost oko toga kome se obratiti za pomoć ili podršku.

Onboarding proces dugo se smatrao administrativnom formalnošću, ali danas kompanije sve više shvataju da je kvalitet tog procesa ključan za zadovoljstvo, angažovanost i zadržavanje zaposlenih.

Na pitanje kako iz ugla poslovne psihologije izgleda dobar onboarding proces, Zeković je odgovorila da on, prije svega, podrazumijeva pružanje psihološke podrške zaposlenima, kao i osećaja sigurnosti tokom perioda prilagođavanja na novu radnu sredinu.

“Iz ugla poslovnog psihologa, smatram da je strukturisan i dobro planiran onboarding ključan kako za kompaniju, tako i za nove zaposlene”, istakla je Zeković.

Kako je kazala, onboarding proces važan je za kompaniju jer pokazuje njenu ozbiljnost, profesionalnost i posvećenost zaposlenima od samog početka.

“Sistematičan onboarding olakšava pripremu i organizaciju dolaska novih članova tima i smanjuje opterećenje postojećih zaposlenih, jer su informacije, procedure i očekivanja unaprijed jasno definisani. Jasna struktura zaposlenima pruža sigurnost, olakšava snalaženje i doprinosi bržoj adaptaciji na novu ulogu”, navela je Zeković.

Upitana kako zaposleni mogu sebi olakšati period prilagođavanja na novom poslu, ona je rekla da postoji nekoliko praktičnih savjeta koje uvijek preporučuje svojim klijentima tokom rada.

Zeković je kazala da je značajno informisati se o kompaniji prije prvog radnog dana, upoznati se sa osnovnim informacijama o firmi, njenim vrijednostima, kulturi, klijentima i načinu rada.

“Pogledajte profile budućih kolega na LinkedIn-u i upoznajte se sa njihovim pozicijama i ulogama u timu. Zapisujte sve što učite – zadatke, važne informacije, procese i pitanja koja vam nijesu jasna. Organizujte bilješke, tabele i materijale tako da budu pregledni i korisni i na duže staze”, navela je Zeković.

Ona je dodala da klijentima uvijek savjetuje da budu prisutni i uključeni u svakodnevni život tima, jer se kroz neformalne razgovore često najbolje upoznaje kultura kompanije, kao i da se ne ustručavaju da postavljaju pitanja.

Novozaposleni, kako je poručila, treba i da vode računa o vremenu van posla, jer su odmor, hobiji, fizička aktivnost i druženje važni za energiju i balans.

Prema riječima Zeković, jedan od savjeta koji uvijek daje novozaposlenima jeste da daju sebi vremena za prilagođavanje, jer učenje nove uloge i uklapanje u novu sredinu zahtijevaju vrijeme, strpljenje i kontinuitet.

Na pitanje da li i dalje važi to da emocijama nije mjesto na poslu, Zeković je odgovorila da su one neizostavan dio svakodnevnog života, pa samim tim i poslovnog okruženja, kao i da je zato važno razvijati vještinu upravljanja njima.

“To podrazumijeva razumijevanje drugih ljudi, sagledavanje situacija iz različitih perspektiva i izbjegavanje da sve doživljavamo lično. Empatija i dobra komunikacija često doprinose lakšem rješavanju izazova i nesporazuma”, istakla je Zeković.

Kako je kazala, kada emocije ipak postanu previše intenzivne, važno je imati osobu od povjerenja u firmi kojoj se možemo obratiti. “Ukoliko takva osoba nije dostupna, podršku je moguće potražiti i od HR tima, koji treba da obezbijedi siguran prostor za razgovor, podršku i rješavanje problema”, dodala je Zeković.

Upitana koliko je asertivna komunikacija važna u poslovnom okruženju i šta ona zapravo podrazumijeva, Zeković je rekla da je to vještina koja omogućava da izrazimo svoje mišljenje, potrebe i stavove, uz istovremeno uvažavanje potreba i mišljenja drugih ljudi.

“Kažem da je to vještina zato što se asertivna komunikacija može naučiti i razvijati kroz vježbu”, navela je Zeković.

Na pitanje zašto je mnogim zaposlenima teško da kažu "ne" na poslu, ona je odgovorila da su najčešći razlozi strah od otkaza, strah od greške ukoliko odluče da nešto urade drugačije, ili bojazan da neće biti prepoznati kao „dobar“ zaposleni i da zbog toga više neće biti prihvaćeni od strane tima ili nadređenih.

“Drugi razlog može biti i to što su vremenom naučili da u određenom kolektivu ne mogu ništa da promijene kada kažu „ne“. Tada često dolazi do osjećaja gubitka smisla i motivacije, jer imaju utisak da njihov glas i trud više nemaju uticaj”, upozorila je Zeković.

Upitana koliko multitasking zaista utiče na produktivnost zaposlenih, ona je navela da psiholozi često ističu da multitasking zapravo ne postoji, jer mozak ne može biti potpuno fokusiran na više stvari istovremeno.

Kako je pojasnila, više aktivnosti može se obavljati paralelno samo ako je jedna od njih dovoljno automatizovana da ne ometa drugu.

“Danas, zbog ubrzanog tempa rada, stalne izloženosti informacijama i neprekidne dostupnosti, od ljudi se očekuje da rade brže i više nego ranije. To dodatno stvara utisak da moramo obavljati više stvari odjednom kako bismo sve postigli. Zato ljudi često lakše zadatke automatizuju kako bi mogli više stvari od jednom da rade”, dodala je Zeković.

Govoreći o modelu rada od kuće, ona je kazala da je to zaista široka tema i da je teško jednoznačno definisati njegove dobre i loše strane.

“Kao neke od prednosti rada od kuće pokazalo se to što ljudi imaju priliku da rade u sigurnom i poznatom okruženju, šro često imaju manje distrakcija nego u kancelariji i samim tim mogu biti efikasniji u obavljanju radnih zadataka, ali i to što imaju veću fleksibilnost da organizuju radno vrijeme u skladu sa svojim obavezama i ritmom”, rekla je Zeković.

Kako je navela, jedna od mana rada od kuće je brisanje granice između privatnog i poslovnog života, zbog čega dom često prestaje da bude prostor za odmor.

“Usljed nepostojanja jasnih granica, ljudi često rade više nego što je zdravo i održivo”, upozorila je Zeković.

Ona je kazala da se mane odnose i na manjak socijalnog kontakta sa drugim ljudima, dodajući da otuđenost i izolacija mogu dovesti do manjka motivacije da se izađe iz kuće i obavljaju druge svakodnevne obaveze.

Odgovarajući na pitanje zašto se neki ljudi plaše promjene posla, čak i kada znaju da vrijede više, Zeković je rekla da su mnoga istraživanja sprovedena u prethodnih pet godina pokazala da mlade generacije sve češće mijenjaju posao kada su nezadovoljni, kao i da je plata postala jedan od sporednijih faktora zadovoljstva na poslu.

“Sve više se pokazuje da ljudi, prije svega, teže sigurnosti, mentalnom miru i benefitima koji poboljšavaju kvalitet života, poput dodatnih dana godišnjeg odmora, produženog porodiljskog odsustva i fleksibilnog radnog vremena”, navela je Zeković.

Na pitanje šta kompanije danas najviše zanemaruju kada je riječ o mentalnom zdravlju zaposlenih, ona je odgovorila da se najviše zanemaruje osjećaj sigurnosti zaposlenih.

“Mnogi rade u strahu da će dobiti otkaz ako naprave grešku, suočavaju se sa neprekidnim produžavanjem ugovora na određeno i nerealnim pravilima koja moraju da poštuju, jer u suprotnom slijede ozbiljne posljedice”, kazala je Zeković.

Upitana koji je najvažniji savjet koji bi dala ljudima koji tek ulaze u poslovni svijet, ona je istakla da treba da vjeruju u sebe i budu samouvjereni kada iznose svoje ideje i predloge.

“Takođe, kada su na sastancima, važno je da pažljivo slušaju druge, jer je slušanje često važnije od samog pričanja. I ono najbitnije – posao ne određuje vašu vrijednost”, poručila je Zeković.

Kada bi mogla da promijeni samo jednu stvar u poslovnoj kulturi današnjih kompanija, Zeković kaže da bi to bile lažna iskrenost i nezdrava kompetitivnost.